Kağıt Fabrikası Yönetim Sistemi makale serimizin dördüncü başlığı olan bu bölümde, "Yönetimin Firma İçi Kurallarına" yer vereceğiz. Bu makalemizde yer alan açıklamaları bütünleştirebilmek için, makale serimizin daha önceki dört bölümünü de okumanızda fayda vardır.
Hatırlayacağınız gibi "3-YÖNETİM KARAR MANTIĞI HİYERARŞİSİ SEVİYELERİ" başlıklı makalemizde Prosedürlerin, Operasyonları kontrol ettiğine yer vermiştik. Bu bölümde şirketlerin Operasyonlarını kontrol eden kanunları oluşturan PROSEDÜRLER konusunu ele alacağız.

Konuya bir anımla gireceğim. Çalıştığım şirketlerin birinde, arızalanmış olan çok büyük bir rulman değişecekti ve bulunması kolay olmayan bu rulmanın bir yedeği ambarımızda mevcuttu. Bakım grubu, rulmanı kağıt makinesi koduna getirerek hazırlıklara başladı; ancak, az sonra rulmanın uygun olmadığı bilgisi geldi ve kağıt makinesi yeni rulmanı temin edinceye kadar birkaç gün üretim yapamamıştı. Üst kademe yöneticilerinin ilk tepkisi, hatalı rulmanın temin edilmesindeki suçluları aramak olmuştu. Oysaki, tek suçlu uygun olmayan bir yönetim sisteminin kurulamamasıydı. Zira, yönetim sistemi bu tür açıkları ortadan kaldırmak için detaylı olarak oluşturulmalıydı. Nasıl mı? Basit bir Prosedür hazırlayalım.
1-Malzemeye ihtiyacı olan departman
-Malzemeye ihtiyacı olan departman, ilgili malzemeyi teknik şartname ile detaylandırarak siparişi oluşturmalı,
2-Malzeme ambarı
-Malzemenin asgari miktar seviyesinin altında olması durumunda siparişi kabul etmesi,
3-Satın alma grubu
-Teknik şartname yanında, idari şartnameyi de oluşturarak Onay için ilgili yönetim kademesine sunması,
-İlgili malzeme temin için Onay aldıktan sonra en az üç firma ile irtibata geçerek belirli bir tarih dilimi sonuna kadar Teknik ve İdari Şartnameleri dikkate alarak teklif istemesi,
-Sipariş konusu söz konusu malzemeye ait tekliflerin gelmesine müteakip, teklif verme son günü tekliflerin açılarak değerlendirilmesi amacıyla malzemeye ihtiyacı olan departmana gönderilmesi,
-Malzemeye ihtiyacı olan departmandan alınan bilgiye göre malzemenin teklif veren firmalardan birine verilmesi,
-Malzemenin temini ve tesis içi ambara getirilmesi
4-Malzeme ambarı
-Malzeme ambara ulaştığı bilgisinin, malzemeye ihtiyacı olan departmana ulaştırılması
-Malzemeye ihtiyacı olan departmanın onayı olmadan ambar girişi yapmaması,
5-Malzemeye ihtiyacı olan departman
-İhtiyaç konusu malzemenin uygunluğunun kontrolü ve uygun ise ambar girişine onay vermesi
6-Malzeme ambarı
-Uygun olan malzeme için ambar giriş yapması,
-Eğer malzeme uygun ise Satın Alma departmanına bilgi vererek malzeme ile ilgili ödeme sürecinin başlatılması,
-Uygun olmayan malzeme için Satın Alma grubuna bilgi vererek malzeme ile ilgili sonraki sürecin takibi,

Yukarıdaki basit bir Prosedür ile Şirket içi malzeme temin kanunu oluşturmuş olduk. Temin aşamasında hataları ortadan kaldırmak için malzeme detaylarını içeren teknik şartnameyi kullandık, malzeme temini aşamasında teknik bazda aynı kalitede olan malzeme kıyaslamasını sağlamak amacıyla siparişi oluşturan departmanı sorumlu tuttuk ve gelen malzemenin ambar girişi öncesi kalite onayı için yine siparişi oluşturan departmandan destek aldık. Bu şekilde malzeme temini konusunda açıkları engellemek için yazılı kurallar koymak hataları minimize etmektedir. Mevcut prosedürle, yine hata olabilir ve oluşan bu açığı gidermek içinde prosedürde revizyona giderek sonraki aşamada aynı hatanın önüne geçilebilir. Dolayısıyla, prosedürler canlıdır ve sürekli kendilerini geliştirir.
Yukarıda yazılmış olan basit bir prosedürde dikkat çeken diğer bir husus da, üniteler arasında etkileşimler ve görev, yetki ve sorumluluk dağılımlarıdır. Örneğin, Malzemeye İhtiyacı Olan Departman neler yapması gerektiğini ve uygulamada bunları yapmaması durumunda da sorumlu tutulacağını da bilmektedir. Ayrıca, malzeme bedelinin ödeme süreci yetkisi Malzeme ambarından gelen uygun bilgisi dahilinde Satın Alma departmanına verilmiştir. Uygun olan bir malzemenin ödemesinde yaşanan sıkıntılar için, Satın Alma departmanı cevap verecektir. Departmanlar içindeki her bir yöneticinin görev tanımları, prosedür içindeki görev-yetki-sorumluluk yapısı dahilinde oluşturulmalıdır.
Aile şirketleri ilk kurulduğunda küçük ölçekli olduğu için, kişi bazında yönetim daha ağır basmakta ve yöneten bu kişilerin her konuda karar verebilme için zamanı olabilmektedir. Ancak, şirket büyüdüğünde karar verme için yeterli zamana bulmada zorluk çekilerek, sistem kurma gereksinimi duyulacaktır. Aksi taktirde, geciken kararların tesis üretiminde sıkıntı yaşatması kaçınılmaz olacaktır. Bu nedenle, her ne kadar Aile Şirketi olsa dahi büyük ölçekli işletmeye geçmeden önce Sistem kurulması Şirket geleceği için önem arz etmektedir. Sistemin, büyük ölçekli şirket durumuna geçtikten sonra kurulmaya çalışılmasında da, departmanlar arasındaki ilişkilerin gerektiği gibi detaylandırılmasındaki zorluklar çalışanların dikkatine dağıtmakta ve sistemin çalışanlar tarafından kabullenilmesinde sıkıntılar çıkabilmektedir. Bu nedenle, Prosedürler ile desteklenen bir Sistem Kurulumunun zamanlaması da dikkatli belirlenmelidir. Prosedürler, sadece malzeme temini için değil, Üretim, Hammadde Temini, Satış gibi benzeri diğer süreçler için de hazırlanmalıdır. Bu yapıda Şirket içi Operasyonlar kontrol edilebilecektir.
Çoğunuzun da yaşadığına emin olarak belirtiyorum ki, İK departmanları işe aldığı personelleri görev başlığı ile işe başlatmakta; ancak Görev-Yetki-Sorumluluk gibi detayları vermemektedir. İşe başlayan personel zaman içinde, yaşadıkça görev-yetki-sorumluluk konusunda bilgi sahibi olmakta ve tecrübe kazanmaktadır. Belirli bir zaman diliminde çalıştıktan sonra, kazandığı tecrübelerle birlikte Şirketinden ayrılmakta ve bilgi/tecrübesini de taşıyarak yeni başladığı şirkette kullanmaktadır. Şirketlerin Görev-Yetki-Sorumluluk tanımlarının yazılı olmaması ve güncellenmemesi durumunda, personellerin Şirketten ayrılması durumundaki bilgi/tecrübe kayıplarını da sineye çekmesi kaçınılmaz olmaktadır.

Yukarıdaki metin ile konuyu fazla dağıtmadan anlatmaya çalıştık. Bir sonraki makalemizde Kağıt Makinesindeki Yönetim Sistemini dahil edilerek serimize devam edeceğiz.

Derleyen: Şirzat Açıkgöz