Kağıt Fabrikası Yönetim Sistemi makale serimizin dördüncü başlığı olan "Yönetim Karar Mantığı Hiyerarşisi ve Yönetim Seviyeleri İlişkisi" bölümünü anlatmaya çalışacağız. Bu başlık altında yer alan detaylar, daha önceki üç makalemiz ile ilişkili olup devam nitelediğindendir. Hatırlayacağınız gibi ikinci makalemizde "Yönetim Organizasyon Şeması, Görev-Yetki-Sorumluluk" ve üçüncü makalemizde "Yönetim Karar Mantığı Hiyerarşisi Seviyeleri" konularına değinmiştik.
Şirketler ufak iken yönetmek kolay iken, büyüdükçe zorluklar başlar. Ufak şirketleri kişiler ile yönetmek mümkün iken, büyük şirketleri yönetmek için sistem gerekmektedir. Özellikle büyük ölçekli şirketlerde yönetim sistemleri kurulmadığı müddetçe günlük ve özellikle tekrarlanan problemlerle uğraşmak yöneticilerin öncelikli işleri haline gelir. Bu döngüden çıkmak için yönetim sistemimizi nasıl oluşturmamız gerektiğini iyi düşünmemiz gerekmektedir. Büyümekte olan şirketlerin en büyük alışkanlığı, geçmişteki çalışma yapısını bırakamama olmaktadır.
Oysa, kurumsal yönetim sistemlerinde şirketlerin belirlenmiş organizasyon yapısı ve görev-yetki-sorumluluk tanımları vardır. Kurumsal olmanın başlanış noktası bu yapıyı iyi kurmak ve işlemesini sağlamaktır. Bazı kağıt fabrikalarında Genel Müdür seviyelerindeki yöneticiler, kağıt makinesinden yetişen mühendisler olup, kağıt makinesine yakın durmaktan hoşlanırlar. Hatta, ara kademe yöneticileri atlayarak direkt operatörlere talimat vererek müdahil olabilmektedirler. Aslında bu çalışma şekli, Genel Müdür pozisyonunda kullanması gereken zamanı, "operasyon kademesinde kullanarak ziyan ediyor" anlamındadır.
Makale görselinden de göreceğiniz gibi Organizasyon Seviyelerine basit olarak;
-Şirket Düzeyi: Yönetim Kurulu, CEO ve yönetim kadrosu
-Grup Düzeyi: Grup Başkanı ve Üst Düzey Yöneticiler
-Fabrika Düzeyi: Fabrika Müdürü ve Birim Müdürleri
-Ofis Düzeyi: Ofis şefi ve mühendisler,
olarak kademelendirebiliriz.
Karar mantığı seviyelerini de ;
-Stratejiler
-Politikalar
-Prosedürler
-Operasyonlar
-Faaliyetler,
olarak sıralamıştık.
Yönetim anlayışında, Şirket Düzeyi yöneticiler şirketin Stratejilerini belirlemeli ve yönetmelidir. Grup Düzeyi yöneticiler ise belirlenen Stratejiyi dikkate alarak Politikalarını oluşturmalıdır. Bu iki yönetim düzeyi asıl olarak Stratejilerin oluşturulması ve gerçekleştirilmesi konusuna odaklanmalıdır. Bu iki yönetim düzeyi Şirketin Stratejik Planlarından sorumlu olmalıdır.
Fabrika Düzeyi yöneticiler ise, stratejileri dikkate alarak operasyon yapısını belirleyen Prosedürlerin oluşması konusunda çalışmaları yapmalıdır. Ofis Düzeyi yöneticiler ise, prosedürlerde tanımlanan yapıda operasyon ve faaliyetlerin gerçekleştirildiği ve sürekliliğinin sağlandığından emin olmalıdır. Bu iki yönetim düzeyi iste Şirketin Operasyon Planlarından sorumludur.
Bu yapıda "Yukarıdan Aşağıya" ve "Aşağıdan Yukarıya" bilgi akışı en önemli konulardan biridir. Yukarıdan Aşağıya bilgi akışında Stratejilerin iyi açıklanamaması uygulamada sorunlar yaşatabilir. Aşağıdan Yukarı bilgi akışında da uygulanan Strateji konusunda yaşanan zorluklar ve düzeltmeler gerektiği gözlemlenebilir.
Esasında bu yapı şirketlerin Bugününü ve Geleceğini yönetmek için kurulmuştur. Fabrika Düzeyi ve Ofis Düzeyi yöneticiler şirketin bugününü yönetmeye odaklanırken, Şirket Düzeyi ve Grup Düzeyi yöneticileri ise Şirketin gelecekte olmasını istediği seviyeler için çalışmalarına odaklanırlar.
Daha önceden de bahsetmiştik; kurumsal olmanın ilk aşaması yazılı Prosedürleri oluşturmaktır. Prosedürler bir şirketin kanunlarıdır. Organizasyon Şeması, Görev-Yetki-Sorumluluk kısımların kullanarak Şirket içinde Atık Kağıt olan girdiden ürün olarak Kağıt olan çıktıya kadar süreçlerin birimler içinde ve üniteler arasında nasıl işleyeceğini belirler. Operasyon kısmına ait prosedürler de, toplam prosedürlerin bir parçasıdır. Görev-Yetki-Sorumluluk tanımları içinde çalışan bir yönetimde, aksayan kısımlar net olarak görülebilmektedir. Ayrıca, Prosedürler canlıdır ve yenilenebilmesi için Revizyonlara açıktır.
Çok detay girmeden açıklamaya çalıştım. Zira, konu çok derin olduğu için detaylara girdikçe dağılmaya açık olduğu için bir anımı paylaşarak sonlandırıyorum.
Bir fuarın ilk gününde, stantları gezerken daha önceden tanıdım bir Genel Müdürün de stant içinde oturduğunu gördüm. Selamlamadan geçmek istemedim ve yanına giderek biraz konuştuk. Şirket içinde yaptığı düzeltmelerden bahsediyordu. "üretilen kağıtları 500'lü ambalajlar halinde paketlemek için gerekli ambalaj malzemesini çok daha ucuza bulduğunu" açıkladığında, "eğer bu işle de kendisinin ilgilenmesi durumunda bulunduğu pozisyondaki işler için başka birinin atanmasının daha uygun olacağını" kendisine söylemiştim.

Bir sonraki makalemiz ile makale serimize devam edeceğiz.

Derleyen: Şirzat Açıkgöz